Pasos Para Enviar Una Carta a Varios Destinatarios

Fe y Alegria N° 39
Auxiliar de Oficina






 A veces tenemos la necesidad de escribir una carta para varios destinatarios, pero siempre es la misma carta y solo varia el nombre de la persona a quien va dirigida.

Excel…

Tener a tus destinatarios en una Hoja de Excel, en este caso yo he puesto el Nombre, su direccion y su Numero de Telefono , luego que tengas tu lista la guardas con el nombre que quieras.. en mi ejemplo la he llamado Clientes.xls y esta en mi escritorio.

 Word…

Abres el MS-WORD y comienza a escribir tu carta o el documento que tengan en mente… en mi caso escribiré una carta preguntando si su telefono sigue siendo el mismo numero


Activando la Opcion en el Word.- ve a: Herramientas -> Cartas y Correspondencias -> Combinar correspondencia, y haces click ahi.

Con el Asistente.- una vez que hayas hecho eso, te saldrá un asistente, y ahi tienes que darle los siguientes 6 pasos….

Primer Paso.- Escojes Carta y al final haces click en Siguiente (en la parte de abajo).

Segundo Paso.- Le indicas que vas a trabajar sobre el documento Actual


Tercer Paso.- Le indicas de donde vas a sacar los datos, en nuestro caso, de una “Utilizar una lista existente”.. y al dar siguiente tenemos que escoger el Archivo Excel que hemos creado previamente

Cuando nos salga el cuadro para escoger el Origen de datos, selecionamos la Hoja1 (o en donde escribimos los datos).

Cuarto Paso.- En este paso, nos posicionamos donde queremos que vaya el dato y hacemos click en Más Elementos y cuando nos salga el cuadro, escogemos el campo que deseamos insertar y Aceptamos (y cerramos)… repetimos eso con los demas campos.
y finalmente tendremos la carta asi:

Quinto Paso: Basicamente, en este paso podemos ver un PREVIEW de las cartas que se van a imprimir, haciendo click en los botones de avanzar o retroceder, podemos navegar entre las cartas que serán
impresas.

Sexto y ultimo Paso.- Pues este es el paso final.. si le das Click en Imprimir, lo manda a la Impresora  o si le das click en “Editar Cartas Individuales” creará 1 hoja (carta) nueva por cada invitado (o registro) de la hoja de excel, eso por si quieres hacerle alguna modificacion especial individual.